1.4  Finanz- und Rechnungswesen


 

Verantwortung  

Für den Bereich Finanz- und Rechnungswesen ist der Leiter Dienste zuständig und verantwortlich.

 

Aufgaben

Der Leiter Dienste

  • führt die Rechnungen von Grundbildung und Weiterbildung.
  • bereitet das Budget mit der Schulleitung vor.
  • gibt die bewilligten Kredite frei.
  • liefert den Abteilungsleitungen alle relevanten Informationen im Kontext von Budget und Rechnung.
  • erstellt die Lohnabrechnungen.
  • meldet die Mitarbeitenden der St. Galler Pensionskasse

IKS 

Auch für eine kantonale Institution gelten die Regeln einer Geschäftsführung: So wie es eine Vision, ein Leitbild und eine Strategie braucht und deren Umsetzung jedes Jahr kontrolliert wird, so braucht es im Finanzbereich ein internes Kontrollsystem, das zu systematischem und strukturiertem Vorgehen verpflichtet.

 

Unter dem IKS (D1.4-06) verstehen wir alle Massnahmen, die in betriebliche Abläufe integriert sind und eine ordnungsgemässe und effiziente Betriebstätigkeit gewährleisten.

 

Ziele des IKS

Das IKS unterstützt

  • das Erreichen der Ziele,
  • das Einhalten von Gesetzen und Vorschriften (compliance),
  • den Schutz des Geschäftsvermögens,
  • die Verhinderung und Aufdeckung von Fehlern und Unregelmässigkeiten,
  • die Zuverlässigkeit der Buchführung und der finanziellen Berichterstattung.

Anforderungen
  • Das IKS ist auf die spezifischen Risiken abgestimmt.
  • Das IKS ist überprüfbar und dokumentiert.
  • Das IKS ist den involvierten Mitarbeitenden bekannt und wird konsequent angewandt.
  • In der Organisation ist ein Kontrollbewusstsein vorhanden.

Massnahmen

Die Geschäftsabläufe werden so organsiert, dass die Grundsätze der Funktionstrennung und das Vier-Augen-Prinzip konsequent angewendet werden.

Aufbau

Im Kanton SG wird im Rahmen der Berufsfachschulen momentan ein einheitliches IKS aufgebaut, das folgende Elemente umfasst: 

  • Erstellung eins Prozess-Inventars
  • Analyse der Prozesse auf mögliche Risiken
  • Definition Risikomanagement (inkl. Massnahmen zur Vermeidung und/oder Kontrolle)
  • Zuweisung der Verantwortungen für die Kontrollmassnahmen
  • System-Überwachung (Monitoring)

Schulhandbuch

Im Schulführungshandbuch sind die wesentlichen Prozesse im Bereich Schule und Verwaltung dokumentiert (Prozesse, Dokumente, Formulare). Dort sind allerdings Risiken, Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen nicht erfasst.

Abgrenzung

Die Kontrolle des Schulbetriebes ist Aufgabe der Abteilungsleitungen und des Rektorats. Im IKS geht es um die Verwaltungsprozesse.

konkrete Ziele
  • Die Prozesse werden auf mögliche Risiken geprüft und die notwendigen IKS-Massnahmen dokumentiert.
  • Alle betroffenen Verwaltungsmitarbeitenden sind über das Konzept und die Massnahmen informiert und setzen die entsprechenden Instrumente ein.
  • Alle betroffenen Verwaltungsmitarbeitenden arbeiten aktiv bei der Weiterentwicklung des IKS mit.
  • Die Methoden der Systemüberwachung sind festgelegt.
  • Einfache Abläufe des IKS werden definiert, die IKS-Prozesse (Aktivitäten und Kontrollen) dokumentiert.
  • Erfolgte Kontrollen sind rückverfolgbar.
  • Die Kontrollen werden regelrnässig an die Rlsikoentwicklung angepasst.
  • Die Mitarbeitenden haben eine Basisausbildung erhalten.

 

Relevante Prozesse  

Das Interne Kontrollsystem fokussiert sich auf die wesentlichen Hauptprozesse, die finanzielle oder reputative Risiken aufweisen. Die Wesentlichkeit wird anhand der sog. Wesentlichkeitsgrenze ermittelt: diejenigen Positionen der Jahresrechnung, welche mehr als 1.5% des jährlichen Gesamtaufwandes entsprechen.

Risiko-Kontroll-Matrix

Für die Ermittlung der bestehenden Risiken im Bereich Verwaltung besteht eine Risiko-Kontroll-Matrix. Die zugrundeliegende Risikoanalyse erfolgt gemäss den oben beschriebenen relevanten Prozessen und fokussiert sich auf diejenigen Risiken mit den grössten Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten.

Die Risikoanalyse ist nicht abschliessend und wird jährlich durchgeführt.

 

IKS-Instrumente
  • Visa-Verzeichnis

    Das BWZ Rapperswil-Jona führt ein aktuelles Visaverzeichnis, das die Unterschriftsberechtigungen gemäss Organigramm widerspiegelt.

 

  • Betragsmässige Kompetenzenregelung

    Das BWZ Rapperswil-Jona hat die betragsmässigen Kompetenzen im Rahmen des Budgets wie folgt definiert:

    bis  Fr. 5'000     Abteilungsleitung
    >    Fr. 5'000     Rektor

 

  • Funktionstrennung

    Erfasser ≠ Kontrollinstanz

    Eine klare Funktionstrennung wird sowohl organisatorisch und wo notwendig auch technisch sichergestellt. So erfasst der Leiter Dienste die Kreditoren, der Rektor gibt die Zahlungen frei.

  • Vier-Augen-Prinzip

    Auszahlungsbelege werden von den Mitarbeitenden und dem jeweils direkten Vorgesetzten unterzeichnet. Die hierarchische Struktur gemäss Organigramm ist dabei einzuhalten.

    Es kommt bei folgenden Handlungen zum Tragen:
    - Kreditoren
    - Kontrolle Kassabestand
    - Lohn- und Spesenvergütungen
    - Aufträge und Vertragsabschlüsse
    - Rechnungsabgrenzung
    - Lehraufträge für Lehrpersonen

 IKS-Kreislauf

Aufträge mit übergreifenden Schnittstellen werden auf Vollständigkeit geprüft. Grundsätzlich soll die auftraggebende Stelle den Nachweis erhalten, dass ein Auftrag vollständig durchgeführt wurde. Dieser Nachweis ist zu dokumentieren.

Hilfsmittel

Checklisten dienen zur Sicherstellung von Abläufen.

IKS-Ordner

In einem IKS-Ordner wird das System durch Informationen, Nachweise und Verweise dokumentiert. Verweise sind immer dann vorgesehen, wenn der entsprechende Vorgang bereits an einem anderen Ort dokumentiert wird (z. B. Jahresabschluss).

Bestehende Dokumente
Arbeitszeitkontrolle  
Beschaffungen D1.4-03
Beschaffungen kantonal D1.4-05
Budgetprozess D1.4-02
Einstufung von Lehrpersonen  D1.3-20 
Finanzielle Führung D1.4-01
Führungspool  
IKS-Konzept des Kantons St.Gallen D1.4-06
Spesenreglement BWZ D8.1-03
Submission  
   

 

 

 

 

 

 

 

 
 
 

Dokumente in Erarbeitung

Risiko-Kontroll-Matrix Berufsfachschulen SG